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信息化采购管理

2008-10-23 9:42:00 来源:物流天下 编辑:56885 关注度:
摘要:... ...
信息查询发布,招标投标评标,洽谈签约结算,物流配送交割等等全部手工作业,信息传递滞后,延长了 

采购和物料的领用时间,消耗很多时间成本和人力成本,同时造成对市场的反应速度较慢,很难掌握最新 

的产品信息、供应商信息和市场行情。  

   在国家和各级政府的高度重视下,信息技术的应用已经渗透到各个行业和主要领域,为经济社会的发 

展起到重要作用。 

  现如今,伴随着IT技术的不断进步和全球经济的迅速发展,众多企业信息网络技术也已不断成熟,纷 

纷开始引进现代管理理念,从企业的经营管理、体制管理到制度管理,对计划经济时期形成的不适应市场 

经济客观要求的落后经营方式、僵化组织结构、低效管理流程等进行全面而深刻的变革,这无疑将是提升 

企业核心竞争力的客观需要。如何在竞争环境下应对市场风险,提高企业集成、协作的能力、有效控制成 

本、提升效益,增加企业核心竞争成为了大家共同思考的话题,企业采购管理则成了其中工作的重中之重 

。 

  目前,我国多数原有采购系统的主要问题表现在以下几个方面: 

  1、无法实现异地办公; 

  相关管理和业务人员出差频繁,导致很多业务不能及时进行和完成,在客观上大大降低了系统的可用 

性和使用效率; 

  2、原始计划、信息传递仍需手工完成; 

  信息查询发布,招标投标评标,洽谈签约结算,物流配送交割等等全部手工作业,信息传递滞后,延 

长了采购和物料的领用时间,消耗很多时间成本和人力成本,同时造成对市场的反应速度较慢,很难掌握 

最新的产品信息、供应商信息和市场行情。 

  3、重复劳动,信息利用率低; 

  采购合同、收料信息、发料信息等不能进行信息的同步共享和利用,造成各个环节都需要重新完成业 

务处理,无效的和重复的劳动较多; 

  4、缺乏有效的综合统计、分析工具; 

  企业的采购数据难以汇总分析,不利于预测和控制采购中出现的突发性问题,由于采购系统缺乏管理 

和控制,因此难以进行前瞻性采购。 

  5、无法实现对采购业务实施全面动态监控; 

  从采购计划的下达时间、到系统建项时间和最后公告时间、已完成和未完成的项目、采购方式等,整 

个采购过程不能清楚明确展示出来。造成人为因素难以排除,透明度不高,导致不必要的资源流失。 

  6、无法对业务人员实行业绩考核与评估; 

  7、供应商管理薄弱; 

  没有合理的评估体系,对供应商的服务、价格、交货、质量等数据无法充分利用,不能与关键供应商 

之间达成更深层的合作关系,缺乏对主要供应商的管理能力,当供应商流失或变更时不能主动应变。采购 

中只注重谈判、比价、压价,缺乏从关注谈判向建立战略合作伙伴关系转变的意识,没有摆脱一味压价的 

模式,从而导致未能建立双赢机制。 

  原有采购系统只能完成基本业务处理,无法对索取信息进行深度分析和处理,对采购部的效益和绩效 

不能进行有效考评。可以看出,要建立一套科学合理的采购管理流程、打造整体的采购管理系统已经成为 

非常迫切的需求。 

  市场经济飞速发展,引进先进的管理思想和理念进行业务流程重组,建立集成、快速、高效的采购管 

理系统已成为采购信息化的重要工作,成功应用管理系统将为企业的内部管理、采购决策带来了很多变化 

,必联采购网主要表现在: 

  1、企业与企业间采购活动无空间和时间限制,真正实现B2B电子商务模式,实现网上办公; 

  所有采购流程,全面实现网上办公和网上审核,方便信息共享与应用,有效提高了工作效率和信息传 

递的准确性与实时性,为管理者提供了很好的决策支持。 

  2.科学、有效的采购管理流程; 

  采购新模式将协助企业整理采购工作思路,减少由于业务流程定义不清晰造成的重复、拖延和错误, 

提供科学的采购流程,进而规范采购部门的基础管理和运作方式,使信息的录入和对数据的管理均采用电 

子化。 

  3、建立业务分析,出据有价值信息数据; 

  通过业务分析能够实现对物料采购的执行过程进行动态监控,实现对已完成采购业务的绩效评估;通 

过业务数据分析不断实现组织机构的优化和重组,实现企业采购过程的持续绩效改进。依据准确、有效的 

数据统计可以得出极具价值的分析结果,从而提供对采购决策的支持。例如:采购成本降低分析、采购成 

本差异分析、采购价格与采购比例对照分析等。 

  4、建立信息预警体系,实现实时监控; 

  通过信息自动预警系统和业务分析系统能够针对物资计划、采购、存货等环节过程中的主动警示和已 

完成业务的分析,使管理人员能够掌控业务执行人员的工作效率,有效督促考核业务的执行情况。公开、 

透明、科学的采购流程,使事后审查变为事前监督,对采购过程做到有据可查,有据可依。 

  5、提高工作绩效 

  通过系统实施和多种采购方式的实施来优化采购流程。如框架采购、竞价采购、电子采购、网上采购 

等来降低采购管理成本,降低采购物资价格,提高工作效率,缩短采购周期。 

  6.实现零库存管理,降低库存储备资金占用; 

  建立完善的“零库存”管理体系,可以有效的降低库存资金占用,提高用户需求响应效率和服务水平 

,做到保证供应、物资库存合理储备、降低储备资金占用。 

  可见,网络信息化建设为采购管理带来了质的飞跃,在企业的实际应用中已取得了显著成效,持续加 

强信息化的应用范围和应用深度,利用信息化来不断深化管理,不断提高业务管理能力和专业化的能力、 

提高公司的核心竞争力已经成为所有人坚定不移的共识,建立高度集成、高效协作、快速响应的采购运行 

体系,实现科学、规范、专业的管理是企业领导人和各级人员的最终目标。
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